Planujesz podróż służbową za granicę – sprawdź, jakie panują tam zasady i ile będzie Cię to kosztować

Czy szef zwróci koszty winiet za granicą?

Nie wszyscy pracownicy wiedzą, jak prawidłowo ewidencjonować i rozliczać koszty poniesione w podróży. Szefowie czasem z tego korzystają, bo pozwala im to zaoszczędzić. Osobom zatrudnionym zdarza się zakładać, że koszty winiet za granicą czy parkingów opłaci szef, a ten odmawia, jeśli nie ma za nie rachunku. Zorientowanie się w przepisach komplikuje fakt, że zasady obowiązujące pracowników delegowanych w podróży służbowej stale się zmieniają.

Bywa, że pracownik nie chce dopominać się o kilkadziesiąt złotych za zagraniczne winiety czy postoje. To błąd, bo w skali roku takie koszty mogą się kumulować. Z czasem coraz trudniej będzie zwrócić na to uwagę szefowi, więc lepiej od początku mieć porządek w papierach dotyczących wyjazdu. Koszty dotyczące winiet za granicą czy parkingów można sprawdzić jeszcze przed wyjazdem i z góry poinformować o nich szefa. Winiety – gdzie je kupić i ile kosztują? Przy dłuższych i droższych wyjazdach dobrze, gdy szef kupi zagraniczne winiety za pracownika przed wyjazdem jeszcze w Polsce. Może to zrobić w siedzibie Polskiego Związku Motorowego lub przez internet.

Firma zapłaci za autobus i samolot

Poza kosztami parkingów i winiet za granicą, które zawsze warto dokumentować, są jeszcze inne. Należą do nich koszty biletów nie tylko na samolot, ale też metro czy inne środki komunikacji miejscowej. Kolejne wydatki mogą być już oczywiste – to nocleg i dieta za każdy dzień spędzony w delegacji.

Ostatnią grupą kosztów, o których trzeba pamiętać, są „inne niezbędne udokumentowane wydatki”. Zdarza się, że samolot się spóźnił, a pracownik nie da rady dotrzeć na służbowe spotkanie innym środkiem transportu niż taksówką. W takim wypadku szef raczej zrozumie tą potrzebę, ale bywa, że nie udaje się osiągnąć porozumienia c o do zasadności wydatków.

Kiedy wydatki były konieczne?

Warto wiedzieć, że zgodnie z prawem szef musi uznać, że wydatki były odpowiednie do uzasadnionych potrzeb. To on może określić, co jest taką uzasadnioną potrzebą. To komplikuje nieco uzyskiwanie zwrotu pieniędzy za niestandardowe wydatki, które zdaniem pracownika musiały zostać poniesione w podróży. Na szczęście obecnie komunikować się z firmą można nawet na bieżąco mailowo lub telefonicznie, gdy pojawią się wątpliwości. Później pozostaje tylko znaleźć odpowiedź na pytanie o to, kto w takim wypadku powinien zapłacić za telefon.

Gdy nie ma jak skontaktować się z szefem, a przed wyjazdem nie określił on wyraźnie, za co zamierza zwrócić pieniądze, lepiej powstrzymać się od dodatkowych wydatków. Może się okazać, że pieniądze nie zostaną zwrócone. Na koniec wiadomość ważna z punktu widzenia szefa – od wydatków poniesionych przez pracownika w delegacji nie trzeba potrącać podatku dochodowego ani składek na ZUS.

artykuł partnera